"As coisas mais importantes nem sempre são as que gritam mais alto."
Tanto na vida pessoal quanto na profissional saber priorizar é primordial para te aproximar dos seus objetivos. Não importa quem você seja ou o tamanho das suas ambições, em algum momento você vai lidar com a finitude dos recursos, ou seja, terá que dizer não para certas coisas, para que outras possam acontecer.
Escolher geralmente não é uma tarefa nada fácil. Pense nas vezes que ficou enrolado com algum prazo, se estressou diante de mil tarefas ou sentiu que estava perdido e sem foco no meio de tantos compromissos. Estes são sinais claros que você precisa priorizar!
Mas como priorizar? Vou mostrar aqui algumas ferramentas excelentes que podem te ajudar nesta missão:
Ferramentas de Priorização
Método MoSCoW
É uma utilizada para priorizar requisitos de um sistema, mas que pode ser aplicada em qualquer contexto. A sigla vem de Must, Should, Could Won’t e requer que você levante seus requisitos ou tarefas e classifique-os da seguinte forma:
Must é o item que Tem que ser feito. É essencial e não deve ser negociado.
Should é o item que Deve ser feito. Não é essencial, mas interfere no sucesso e na qualidade.
Could é o item que Poderia ser feito. Não é essencial, porém é desejável que seja feito, pois agrega diferenciais.
Won’t é o item que Não precisa ser feito. Não geram diferencial e não interferem para o sucesso.
Kano Model
Técnica bastante difundida para desenvolvimento de produtos digitais, mas que pode ser aplicado por qualquer um que necessite priorizar tarefas ou iniciativas. Foi baseada em um estudo feito pelo professor Noriaki Kano que classificou as demandas dos clientes em 3 categorias:
- Básica: são as entregas que o cliente considera que são fundamentais, ou seja, a ausência irá frustrar o cliente, mas a presença não é percebida como diferencial.
- Expectativa: são as entregas que geram o efeito “quanto mais, melhor”. Se presentes irão aumentar a qualidade e, por consequência, a satisfação do cliente.
- Extraordinária: são as entregas que são percebidas como diferenciais do produto, porém, caso não estejam presentes, não irão causar insatisfação. Normalmente demanda muito esforço, mas podem potencializar o grau de satisfação.
Agora basta classificar cada tarefa/entrega nas respectivas raias de uma matriz. Na seguir priorize cada tarefa de acordo com o objetivo do negócio:
Acima temos o exemplo de uma lista de tarefas priorizada por semana.
Matriz de Eisenhower
É uma das ferramentas mais tradicionais de priorização. Corresponde a uma estrutura matricial 2×2 que permite visualizar quais são as reais prioridades de acordo com a urgência e importância de cada tarefa:
Urgente são as tarefas que possuem prazo e que você pode perder a chance de realizá-la após uma determinada data.
Importantes são tarefas que impactam diretamente a conquista de resultados, realizações e desejos, ou seja, a não realização atrapalhará suas metas.
- Liste todas as tarefas;
- Classifique-as quanto a urgência;
- Classifique-as quanto a importância.
Feito isso, veja que a matriz indicará o que fazer com cada tarefa:
Você também pode usar a mesma metodologia para priorizar tarefas a partir de outros prismas como: Benefícios x Esforço, Custo x Receita, etc.
Matriz GUT
Ferramenta mais consolidada para priorizar tarefas. GUT é a sigla para Gravidade, Urgência e Tendência, critérios que serão utilizados para ranquear as tarefas listadas que serão pontuadas de 1 a 5, conforme os critérios abaixo:
- Liste todas as tarefas;
- Pontue cada coluna de acordo com os critérios acima;
- Calcule o valor de cada tarefa, multiplicando os valores das colunas;
- Liste as ações de acordo com o valor do GUT – do maior para o menor.
Veja um exemplo de matriz GUT no site da LUZ Planilhas Empresariais, que é uma empresa especializada em conteúdo e ferramentas de gestão. Lá você vai encontrar planilhas que podem te ajudar muito. Recomendo!
Você tem outras formas de priorizar? Conhece outras ferramentas? Compartilha com a gente nos comentários.
